醫院檔案是醫院的寶貴財富，加強對這一信息資源的科學管理，對新形勢下醫院的現代化建設尤其重要。醫院檔案是醫院管理工作中的憑據，是醫學科學研究的基礎，是醫院發展歷史的縮影，是醫院進行宣傳教育的生動資料。隨著醫改的不斷深入，醫院各項工作都朝向科學化、規范化、標準化發展，為此，加強醫院檔案的科學化管理勢在必行。轉變檔案管理模式，就必須在調查醫院檔案管理的基礎上，了解醫院檔案管理工作的現狀和存在的問題，分析其原因，并相應地采取一些對策，才能更好地做好醫院檔案管理工作。   

一、醫院檔案管理工作的現狀

1、檔案管理工作沒有得到足夠重視，檔案意識不強，利用率較低
檔案是醫院歷史原貌最原始、最真實的記錄，而任何一個醫院的發展都離不開歷史，要想了解醫院一步步的發展狀況，就必須通過查閱檔案資料。查閱歷史檔案過程中，存在太多空白，大都紙質保存，一些已經殘缺不全，缺乏電子文件，不便于查閱。究其原因就是重視醫療而輕視檔案管理的觀念極為普遍，檔案管理工作沒有得到各級領導的充分重視。對檔案管理方面的認識還比較淡薄，認為檔案工作可有可無，認識不到檔案工作在醫院管理中的重要性和必要性。由于對檔案重視程度不夠，檔案信息資源開發不足，造成檔案利用率不高。

2、檔案管理制度不健全，醫院檔案內容界定不清，管理范圍不明
在醫院管理中，大多數醫院制定了適用于本院的、較為健全的醫院醫療、人事、行政、后勤管理制度，而涉及檔案管理的制度、職責卻較少。在醫院目標管理考核方案中，一般也沒有將檔案管理納入目標考核，制度的不完善必然導致管理工作的不到位甚至漏洞百出隨著科學技術的進步，社會的發展，檔案的內涵和外延都在發生變化。醫院在管理檔案時，由于還沒有統一的管理標準和模式，醫院根據自己的理解和實踐進行管理，使許多應該納入管理的檔案沒有納入管理。

3、檔案管理人員業務水平不高
檔案管理人員理論水平、業務水平參差不齊，檔案知識欠缺，責任意識缺乏。在醫院人才培養中，一般重視醫療技術人員素質的提高和繼續教育，對檔案管理人員的業務水平和素質提高沒有納入計劃和要求，檔案管理人員平時進修學習的機會不多，缺乏系統的檔案知識培訓，許多檔案管理人員的管理水平停留在經驗上，思想觀念和管理水平跟不上時代的發展要求，缺乏創新和活力，這些已不適應新形勢下的檔案管理工作。

4、檔案管理分散，檔案工作硬件投入不足，檔案現代化管理水平不高。
各科室分散管理，不便于綜合利用，不利于檔案的完整和安全。每個科室都要有人兼管保存，重復保存，造成人力、物力和空間的浪費。有些醫院由于醫療用房緊張，致使檔案用房狹小，不符合檔案保管的標準。另外，檔案管理設備陳舊，管理技術落后，也制約了檔案事業的發展。近年來，隨著科學技術的進步，計算機及網絡技術在醫院管理中的廣泛運用，醫院管理手段不斷進步。而運用計算機及網絡技術管理檔案的卻較少，一些檔案工作還停留在手工收集、檢索，信息量小，不利于檔案的收集、利用和開發。

二、加強醫院檔案管理工作的措施和對策

1、強化檔案信息化管理的意識

醫院檔案管理應納入醫院的發展規劃，成立專門的領導小組，并把檔案工作作為各科室年終考核的內容，開展檔案目標管理的評審， 形成各部門齊抓共管，協調配合的局面，使醫院檔案管理逐步走向規范化。

2、建立科學的檔案管理體系，健全檔案管理制度。

建立科學的檔案管理體系，健全檔案管理制度，是促進檔案工作規范管理的關鍵。各醫院要結合本單位檔案工作實際，根據《檔案法》、《醫藥衛生檔案管理辦法》等有關法律、法規，制訂一套比較科學、完整、系統、切實可行的檔案管理制度。對各科室的各類檔案材料進行集中統一管理，統一考核，使檔案管理與醫療業務同步考核評價，同步發展。

3、加強培訓、結合實踐，提高檔案管理人員素質。
檔案管理人員素質直接影響檔案管理水平，醫院要將檔案人員培養納入醫院人才培養計劃，全面提高檔案管理人員素質。一是通過開展專業培訓、繼續教育和進修學習等掌握新的科技管理手段，提高業務水平。二是深入臨床一線調查研究醫療、教學和科研對檔案信息的需求，充實現有檔案，不斷總結探索檔案管理工作，適應檔案業務發展，推動檔案管理水平的提高。

4、加大投入，完善設備，實現檔案的現代化管理。
加大資金投入，引進現代化的技術和設備是實現檔案現代化管理的必要條件。一方面，根據實際條件，配置掃描儀、刻錄機、音視頻數字化采集和轉換設備、數碼相機和存儲設備等現代化設備。另一方面，要引進計算機等現代化的管理，用計算機儲存整個醫院的各種業務、行政上的檔案，方便使用者及時查找、閱讀，節省了人力、物力和財力，減少檔案的有效空間，保存信息方便簡單，也增加了其保密程度，提高了工作效率。另外，要提高檔案保護設備和技術現代化的配備，如檔案庫房的去濕、空調設備，高效滅蟲、滅火設備。醫院可以構建一個內部的檔案網絡平臺，把數字檔案存儲在專門的數據服務器上，檔案檢索工作站通過網絡訪問，為用戶提供查詢、更新及事務管理等服務。因此，醫院應充分利用計算機管理應用設計完善的軟件和網絡等現代化辦公設備，實現檔案管理的自動化、現代化。

5、重視開發，充分利用，發揮檔案的社會效益。
檔案管理的最終目的就是使檔案得到充分利用，因此，醫院檔案管理人員要樹立服務意識，要多途徑、多渠道地開發檔案信息資源，使醫院的檔案為臨床、醫療、教學和科研工作服務。同時，積極開展多種編研活動，對信息進行深層次開發和加工，編寫各種專題匯編，為利用者提供多層、多方面、有實效的信息。另外，還要加強檔案利用反饋信息的管理，實現各級醫院信息的橫向聯系，實現檔案信息資源的共享，以滿足醫療、教學和科研工作的需求，從而提高檔案的利用率，充分發揮其社會效益。